Warum Hausverwaltungen unter Druck geraten: Wenn steigende Kosten auf alte Honorare treffen

Hausverwaltungen gelten eigentlich als vergleichsweise krisensicher. Immobilien müssen verwaltet werden, Eigentümergemeinschaften brauchen Ansprechpartner, Betriebskosten müssen abgerechnet, Reparaturen koordiniert und gesetzliche Vorgaben umgesetzt werden.

An Arbeit mangelt es also nicht.

 

Und trotzdem hören wir immer häufiger von Hausverwaltungen, die Mandate abgeben, ihren Bestand verkleinern oder ihren Geschäftsbetrieb sogar vollständig einstellen.

Wie passt das zusammen?

Die Antwort ist komplexer, als es auf den ersten Blick erscheint. Denn das eigentliche Problem vieler Hausverwaltungen ist nicht fehlende Nachfrage. Im Gegenteil: Gute Verwaltungen werden vielerorts dringend gesucht. Gleichzeitig sind aber die Kosten und Anforderungen an professionelle Immobilienverwaltungen in den vergangenen Jahren deutlich gestiegen.

Wenn die Vergütung mit dieser Entwicklung nicht Schritt hält, entsteht irgendwann ein wirtschaftliches Problem.

Genau darüber haben wir im Immobilientagebuch gesprochen – und wir kennen diese Herausforderung aus eigener Erfahrung.

Wie verdient eine Hausverwaltung eigentlich ihr Geld?

Zunächst lohnt sich ein Blick auf das Geschäftsmodell einer Hausverwaltung.

Zwischen Eigentümer beziehungsweise Wohnungseigentümergemeinschaft und Hausverwaltung wird normalerweise ein Verwaltervertrag geschlossen. Darin wird unter anderem geregelt, welche Leistungen die Verwaltung übernimmt und welche Vergütung sie dafür erhält. Üblich ist ein sogenanntes Grundhonorar, das häufig pro verwalteter Einheit beziehungsweise Wohnung vereinbart wird.

Dieses Grundhonorar soll die regelmäßig anfallenden Verwaltungsleistungen abdecken.

Zur kaufmännischen Verwaltung gehören beispielsweise:

• Überwachung von Zahlungseingängen,
• laufende Buchhaltung,
• Erstellung beziehungsweise Vorbereitung von Abrechnungen,
• Zahlungsverkehr,
• Kommunikation mit Eigentümern und Mietern sowie
• Verwaltung von Verträgen und Unterlagen.

Hinzu kommt die technische Verwaltung. Dazu können beispielsweise Objektbegehungen, die Koordination von Handwerkern, die Betreuung laufender Reparaturen oder die Abstimmung mit Dienstleistern gehören.

Für bestimmte Arbeiten, die über die vereinbarte Regelverwaltung hinausgehen, können zusätzlich Sondervergütungen vereinbart werden. Das Grundprinzip klingt zunächst einfach: Die Verwaltung erhält eine regelmäßige Vergütung und erbringt dafür definierte Leistungen.

Das Problem beginnt dort, wo diese Vergütung über viele Jahre kaum verändert wird, während der Aufwand immer weiter steigt.

Verwalterhonorare aus einer anderen Zeit

Wie groß diese Diskrepanz werden kann, haben wir nach der Übernahme der RKS besonders deutlich gesehen. Die RKS besteht seit mehr als drei Jahrzehnten und betreut teilweise Eigentümergemeinschaften bereits seit den 1990er-Jahren. Bei der Übernahme Anfang 2025 haben wir deshalb auch zahlreiche langjährige Verwaltungsverträge übernommen.

Das ist grundsätzlich etwas Positives. Langjährige Kundenbeziehungen sprechen schließlich für Vertrauen und Kontinuität.

Bei einigen Verträgen zeigte sich allerdings ein anderes Problem: Die Verwalterhonorare waren über sehr lange Zeiträume kaum oder nur geringfügig angepasst worden. Teilweise basierten die Vergütungsstrukturen noch auf wirtschaftlichen Rahmenbedingungen, die mit den heutigen Kosten eines Unternehmens kaum noch vergleichbar sind.

Was vor 15 oder 20 Jahren möglicherweise auskömmlich war, muss es heute längst nicht mehr sein.

 

Der Mindestlohn steigt – und mit ihm die Personalkosten

Besonders deutlich wird die Entwicklung bei den Personalkosten.

Seit dem 1. Januar 2026 beträgt der gesetzliche Mindestlohn in Deutschland 13,90 Euro brutto pro Stunde. Zum 1. Januar 2027 steigt er auf 14,60 Euro. Für Unternehmen bedeutet das nicht lediglich höhere Stundenlöhne. Auch weitere Kosten können steigen. Arbeitgeber müssen Sozialversicherungsbeiträge tragen, Fachkräfte angemessen bezahlen und attraktive Arbeitsbedingungen schaffen, wenn sie qualifizierte Mitarbeiter gewinnen und langfristig halten wollen.

Gerade bei einer Hausverwaltung spielt Personal jedoch eine zentrale Rolle. Immobilienverwaltung ist ein Dienstleistungsgeschäft.

Abrechnungen, Buchhaltung, Eigentümerversammlungen, Handwerkerkoordination, Kommunikation mit Eigentümern und Mietern oder die Bearbeitung technischer Probleme erledigen nicht irgendwelche anonymen Systeme – dahinter stehen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Wer professionelle Arbeit erwartet, benötigt qualifiziertes Personal. Und qualifiziertes Personal kostet Geld.

 

Auch Hausverwaltungen sind von allgemeinen Preissteigerungen betroffen

Manchmal entsteht der Eindruck, eine Verwaltung müsse ihre Preise nicht verändern, weil sie schließlich weiterhin „die gleiche Arbeit“ mache. Doch bereits diese Annahme stimmt nicht. Zum einen ist die Arbeit nicht mehr dieselbe wie vor zehn oder zwanzig Jahren. Zum anderen steigen auch für eine Hausverwaltung sämtliche betrieblichen Kosten.

Dazu gehören unter anderem:

Büromieten, Versicherungen, Software, IT-Systeme, Telekommunikation, Datenschutz, Hardware, Steuerberatung, Weiterbildung und natürlich Personal.

Die Entwicklung lässt sich inzwischen auch statistisch nachvollziehen. Nach Angaben des Statistischen Bundesamtes stiegen die Preise für Dienstleistungen im Bereich Vermittlung und Verwaltung von Immobilien im Jahr 2025 durchschnittlich um 2,8 Prozent gegenüber dem Vorjahr. Unternehmen nannten als Gründe unter anderem gestiegene allgemeine Kosten sowie vertraglich vereinbarte Preisanpassungen. Auch andere Dienstleistungen, die Hausverwaltungen regelmäßig benötigen, verteuerten sich. IT-Beratung und Support wurden beispielsweise teurer, ebenso verschiedene kaufmännische und technische Dienstleistungen. Eine Hausverwaltung existiert eben nicht außerhalb der allgemeinen wirtschaftlichen Entwicklung. Wir bezahlen dieselbe Technik, dieselben Dienstleistungen und letztlich auch dieselben Brötchen wie alle anderen.

Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Verwaltungen

Noch wichtiger als die reine Kostenentwicklung ist jedoch ein anderer Faktor:

Der Arbeitsaufwand einer professionellen Immobilienverwaltung hat deutlich zugenommen.

Neue gesetzliche Regelungen, zusätzliche Dokumentationspflichten, technische Anforderungen und immer komplexere Immobilienprojekte erhöhen den Verwaltungsaufwand. Was früher vielleicht mit einigen Telefonaten und wenigen Schriftstücken erledigt werden konnte, muss heute teilweise umfangreich dokumentiert werden. Ein gutes Beispiel sind größere Sanierungen oder Baumaßnahmen. Hier reicht es längst nicht immer aus, einen Handwerker zu beauftragen und gelegentlich nach dem Stand der Arbeiten zu fragen. Termine müssen koordiniert, Angebote eingeholt, Eigentümer informiert, Maßnahmen dokumentiert und Rechnungen geprüft werden. Je nach Umfang kann daraus praktisch ein eigenes Projektmanagement entstehen.

Und Projektmanagement benötigt Arbeitszeit.

Digitalisierung spart Arbeit – kostet aber zunächst Geld

Eine mögliche Antwort auf den steigenden Verwaltungsaufwand lautet Digitalisierung. Auch wir investieren deshalb aktuell intensiv in neue Systeme. Moderne Verwaltungssoftware, digitale Buchhaltung sowie Eigentümer- und Mieterportale können viele Prozesse deutlich vereinfachen. Eigentümer können beispielsweise Dokumente direkt über ein Portal abrufen, statt bei der Verwaltung anzurufen oder eine E-Mail zu schreiben. Auch Schadensmeldungen, Abrechnungen oder Informationen können zunehmend digital bereitgestellt werden.

Das hat Vorteile für beide Seiten.

Eigentümer erhalten schneller Zugriff auf wichtige Informationen und die Verwaltung kann Routineanfragen effizienter bearbeiten. Dadurch bleibt mehr Zeit für die Aufgaben, bei denen tatsächlich persönliche Betreuung erforderlich ist.

Doch Digitalisierung fällt nicht vom Himmel.

Softwarelizenzen, neue Systeme, Server beziehungsweise Cloud-Dienste, IT-Sicherheit, Hardware, Schulungen und die Umstellung bestehender Prozesse kosten Geld. Eine moderne und leistungsfähige Verwaltung muss deshalb investieren können. Wenn ein Unternehmen gerade genug Einnahmen erzielt, um die laufenden Kosten zu bezahlen, fehlen irgendwann die Mittel für genau diese notwendigen Investitionen.

Warum Eigentümer Honorarerhöhungen häufig kritischer sehen als andere Kostensteigerungen

Hier entsteht ein interessanter Widerspruch. Steigt der Stundenlohn eines Handwerkers, wird darüber vielleicht diskutiert – am Ende akzeptieren viele Eigentümer den Preis jedoch, weil die Reparatur durchgeführt werden muss. Bei der Hausverwaltung sieht das teilweise anders aus.

Steigt das Verwalterhonorar, entsteht schnell die Frage: „Warum soll die Verwaltung plötzlich mehr Geld bekommen?“

Dabei ist die Situation wirtschaftlich vergleichbar. Auch eine Verwaltung muss steigende Kosten weitergeben, wenn sie dauerhaft wirtschaftlich arbeiten möchte. Natürlich sollte jede Honorarerhöhung nachvollziehbar sein. Eigentümer haben vollkommen berechtigt ein Interesse daran zu erfahren, welche Leistungen sie erhalten und warum sich Preise verändern. Problematisch wird es jedoch dann, wenn über viele Jahre keinerlei Anpassung stattfindet. Dann entsteht irgendwann ein erheblicher Nachholbedarf.

Kleine jährliche Anpassungen oder irgendwann der große Sprung

Genau das haben wir teilweise bei den von RKS übernommenen Verwaltungsbeständen erlebt. Wären Verwalterhonorare über viele Jahre regelmäßig und moderat an die allgemeine Kostenentwicklung angepasst worden, wären manche notwendigen Veränderungen vermutlich wesentlich weniger auffällig. Bleibt ein Honorar dagegen zehn oder fünfzehn Jahre weitgehend unverändert, kann die notwendige Anpassung irgendwann beträchtlich sein. Für Eigentümer wirkt dieser Sprung verständlicherweise zunächst groß. Für die Verwaltung besteht jedoch das entgegengesetzte Problem: Sie hat möglicherweise jahrelang Leistungen zu Preisen erbracht, die längst nicht mehr zu ihren tatsächlichen Kosten passen. Deshalb versuchen wir bei bestehenden Gemeinschaften möglichst vernünftige Lösungen zu finden. Dabei geht es nicht darum, mit der sprichwörtlichen Brechstange vorzugehen.

Es geht darum, gemeinsam eine Vergütung zu finden, mit der eine professionelle Verwaltung auch in Zukunft möglich bleibt.

Was passiert, wenn Eigentümer eine notwendige Anpassung ablehnen?

Irgendwann kommt eine Hausverwaltung an einen Punkt, an dem sie rechnen muss.

Was kostet die Betreuung eines bestimmten Objekts tatsächlich?

Wie viele Stunden verbringen Mitarbeiter mit der Gemeinschaft?

Wie hoch ist der Kommunikationsaufwand?

Wie viele technische Probleme gibt es?

Welche zusätzlichen Anforderungen entstehen?

Und deckt das vereinbarte Honorar diese Kosten überhaupt noch?

Wenn die Antwort dauerhaft „Nein“ lautet, bleiben einem Unternehmen nur wenige Möglichkeiten.

Es kann versuchen, effizienter zu werden.

Es kann Prozesse digitalisieren.

Es kann Strukturen verändern.

Oder es muss die Vergütung anpassen.

Sind all diese Möglichkeiten ausgeschöpft, kann am Ende nur noch die Kündigung eines Verwaltungsmandates stehen. Genau deshalb hören Eigentümer inzwischen häufiger, dass Verwaltungen bestimmte Objekte nicht mehr übernehmen oder bestehende Mandate nicht verlängern möchten. Nicht unbedingt, weil die Verwaltung zu wenig Arbeit hat. Sondern weil sich die Arbeit wirtschaftlich nicht mehr darstellen lässt.

„Gesundschrumpfen“ statt unkontrolliert wachsen

Auch Wachstum ist deshalb für eine Hausverwaltung nicht automatisch positiv. 100 zusätzliche Wohnungen bedeuten schließlich nicht nur zusätzliche Einnahmen. Sie bedeuten auch zusätzliche Buchhaltung, zusätzliche Eigentümer, zusätzliche Mieter, zusätzliche Handwerkertermine, zusätzliche Anrufe und zusätzliche Probleme. Eine Verwaltung muss also organisatorisch und personell mit ihrem Bestand wachsen. Geschieht das nicht, leiden irgendwann Service und Qualität. Deshalb gibt es Unternehmen, die bewusst Verwaltungsmandate abgeben und ihren Bestand verkleinern.

In der Wirtschaft wird dafür manchmal der Begriff „Gesundschrumpfen“ verwendet.

Das klingt zunächst paradox.

Unter bestimmten Umständen kann ein kleinerer, wirtschaftlich tragfähiger Bestand jedoch sinnvoller sein als ein großer Bestand, der dauerhaft Verluste produziert und Mitarbeiter überlastet.

Warum trotzdem nicht jede Hausverwaltung vor der Insolvenz steht

Bei aller Zuspitzung sollte man allerdings vorsichtig mit dem Begriff „Pleitewelle“ umgehen. Es gibt keinen Grund zu behaupten, dass Deutschlands Hausverwaltungen generell unmittelbar vor der Insolvenz stehen. Der Markt ist sehr unterschiedlich. Große Verwaltungen arbeiten unter anderen Bedingungen als kleine regionale Unternehmen. Auch die Honorare unterscheiden sich je nach Region, Objektgröße, Leistungsumfang und Verwaltungsart erheblich.

Die entscheidende Entwicklung ist vielmehr eine andere:

Hausverwaltung muss heute zunehmend professionell kalkuliert werden. Das Modell, Jahrzehnte alte Honorare einfach weiterzuführen und gleichzeitig ständig neue Aufgaben zu übernehmen, funktioniert langfristig nicht.

Unsere Erfahrung mit Koch & Kollegen und RKS

Für uns ist diese Entwicklung derzeit besonders interessant. Mit Koch & Kollegen und der Anfang 2025 übernommenen RKS treffen unterschiedliche Unternehmensgeschichten, Regionen und Verwaltungsbestände aufeinander. In Berlin existieren andere Marktbedingungen als im Vogtland. Die wirtschaftlichen Realitäten unterscheiden sich teilweise erheblich.

Trotzdem gelten überall dieselben Grundregeln.

Mitarbeiter müssen bezahlt werden.

Software muss finanziert werden.

Technik muss funktionieren.

Gesetzliche Anforderungen müssen umgesetzt werden.

Und eine Hausverwaltung muss wirtschaftlich arbeiten können.

Deshalb haben wir 2026 für unsere Verwaltung bewusst zum Jahr der Optimierung gemacht. Wir modernisieren Prozesse, stellen Systeme um, investieren in technische Infrastruktur und entwickeln unsere internen Abläufe weiter. Unser Ziel ist dabei nicht Digitalisierung um der Digitalisierung willen. Unser Ziel ist eine Verwaltung, die langfristig leistungsfähig bleibt.

Eine gute Hausverwaltung braucht eine wirtschaftliche Grundlage

Am Ende profitieren davon auch Eigentümer. Denn ein extrem günstiges Verwalterhonorar hilft niemandem, wenn die Verwaltung unterbesetzt ist, Mitarbeiter überlastet sind oder wichtige Investitionen nicht mehr durchgeführt werden können. Eine zuverlässige Immobilienverwaltung braucht qualifizierte Mitarbeiter, funktionierende Technik und ausreichend Zeit für ihre Objekte. All das hat einen Preis. Verwalterhonorare sollten deshalb nicht ausschließlich danach bewertet werden, welcher Anbieter auf dem Papier die niedrigste monatliche Pauschale verlangt. Mindestens genauso wichtig ist die Frage:

Welche Leistung bekomme ich für dieses Honorar – und kann die Verwaltung diese Leistung auch dauerhaft zuverlässig erbringen?

Das dürfte für Eigentümergemeinschaften in den kommenden Jahren immer wichtiger werden. Denn der Bedarf an professioneller Immobilienverwaltung wird nicht geringer. Die Herausforderung besteht vielmehr darin, diesen Bedarf auch wirtschaftlich und qualitativ dauerhaft erfüllen zu können.

Quellen und weiterführende Informationen

Bundesregierung: Der gesetzliche Mindestlohn beträgt seit dem 1. Januar 2026 13,90 Euro brutto je Stunde und steigt zum 1. Januar 2027 auf 14,60 Euro.

Statistisches Bundesamt: Die Erzeugerpreise für Dienstleistungen stiegen 2025 insgesamt um 2,2 Prozent. Im Bereich Vermittlung und Verwaltung von Immobilien betrug der Anstieg 2,8 Prozent gegenüber 2024.

Grundlage dieses Artikels ist außerdem ein Gespräch zwischen Jaqueline Hartmann und Andreas im YouTube-Kanal „Immobilientagebuch“ über die aktuellen wirtschaftlichen Herausforderungen professioneller Hausverwaltungen.